Vetzen es una plataforma de gestión clínica y administrativa para consultorios, clínicas y hospitales veterinarios. Este aviso explica cómo RYM trata los datos personales relacionados con la operación de Vetzen y cómo puede ejercer sus derechos. Comprende el sitio web, la plataforma y los servicios asociados que se encuentren disponibles.
1 Responsable y contacto
RYM Solutions S. de R.L., en adelante RYM, opera el producto Vetzen y es responsable del tratamiento de datos personales para las finalidades que determina directamente, descritas en este aviso.
Domicilio: Acceso II No. 1-11, Benito Juárez, C.P. 76120, Santiago de Querétaro, Querétaro, México.
Correo para asuntos de privacidad: info@rym-solutions.com
Teléfono: (442) 144 2267
Sitio corporativo: https://www.rym-solutions.com
Las solicitudes de privacidad relacionadas con Vetzen se atenderán mediante este correo. Indique “Vetzen” en el asunto para identificar el producto.
2 Responsabilidades de RYM y de las clínicas
Cuando RYM actúa como responsable. RYM determina el tratamiento necesario para gestionar cuentas de acceso, relaciones comerciales, contratación, suscripciones, cobros propios, facturación propia, soporte, comunicaciones de servicio y seguridad de la plataforma. Este aviso regula dichas actividades.
Cuando RYM actúa como encargado. Si una clínica o profesional veterinario registra datos de propietarios de mascotas, personal, contactos o proveedores para su propia operación, esa clínica o profesional determina las finalidades y actúa como responsable. RYM trata esa información por su cuenta y conforme a sus instrucciones y al contrato correspondiente, como proveedor de Vetzen.
La clínica debe poner a disposición de las personas su propio aviso de privacidad, contar con una base jurídica para tratar los datos, obtener los consentimientos exigibles y atender los derechos que correspondan. Este aviso no sustituye el aviso de la clínica.
RYM no utilizará los datos que trate exclusivamente como encargado para finalidades propias ajenas a las instrucciones de la clínica. Si una persona también crea una cuenta directamente en Vetzen, RYM será responsable de los tratamientos propios de esa cuenta y la clínica seguirá siendo responsable de los tratamientos que determine para prestar sus servicios.
3 Información que puede tratarse
Los datos tratados dependen de su relación con Vetzen, los servicios contratados y las funciones utilizadas. Se solicitará únicamente la información necesaria para cada finalidad.
Identificación contacto y cuenta
- Nombre y apellidos.
- Correo electrónico, teléfono y medios de contacto proporcionados.
- Domicilio, cuando sea necesario para la relación comercial o el servicio.
- Identificador de usuario, credenciales de acceso y registros de autenticación.
- Clínica u organización a la que pertenece, sucursal, puesto, rol y permisos asignados.
- Datos contenidos en solicitudes de soporte, comunicaciones y documentos enviados.
- Documentos para acreditar identidad o representación, cuando sean necesarios para atender solicitudes de derechos o verificar una actuación.
Contratación facturación y pagos
- Nombre o razón social, RFC, domicilio fiscal y datos requeridos para emitir comprobantes fiscales, cuando corresponda.
- Plan contratado, suscripción, historial de cobros, pagos, facturas y comunicaciones de cobranza.
- Referencias de transacción, identificadores del procesador de pagos y datos del medio de pago que se reciban para gestionar el cobro.
Cuando el pago se realice mediante un procesador externo, los datos solicitados directamente por ese proveedor estarán sujetos también a su aviso de privacidad. El alcance de la información que reciba RYM dependerá de la integración utilizada.
Información administrada por las clínicas
En los módulos utilizados por una clínica pueden registrarse nombres, teléfonos, correos, direcciones y datos fiscales de propietarios de mascotas, contactos autorizados, personal y personas físicas proveedoras, así como citas, comunicaciones, cargos y pagos relacionados con sus servicios. RYM trata estos datos como encargado cuando su uso responde a las instrucciones de la clínica.
Información de mascotas y expedientes veterinarios
Vetzen permite gestionar nombre, especie, raza, sexo, edad o fecha de nacimiento, fotografía, microchip, peso y demás datos de identificación de las mascotas, así como consultas, diagnósticos, alergias, tratamientos, vacunas, desparasitaciones, recetas, resultados, imágenes y archivos veterinarios.
Los datos de un animal no constituyen, por sí mismos, datos personales de una persona física ni datos sensibles sobre la salud humana. Sin embargo, la información vinculada a una persona identificada o identificable se protege en lo que concierne a esa persona. Los documentos veterinarios también pueden contener datos de propietarios o profesionales.
Datos técnicos y de uso
- Dirección IP, tipo de dispositivo, navegador y sistema operativo.
- Identificadores de sesión y cookies utilizadas por el servicio.
- Fechas de acceso, acciones realizadas, registros de errores y eventos de seguridad.
- Información de navegación o interacción, cuando se habiliten herramientas de medición y conforme al apartado de cookies.
Datos personales sensibles
Vetzen no solicita datos sensibles de salud humana para prestar sus servicios de gestión veterinaria. Evite incluirlos en notas, archivos o solicitudes de soporte. Si excepcionalmente un tratamiento requiere datos personales sensibles, se informarán previamente los datos y su finalidad y se obtendrá el consentimiento expreso y por escrito mediante un mecanismo válido, salvo una excepción legal aplicable.
4 Finalidades del tratamiento
Finalidades necesarias a cargo de RYM
- Atender solicitudes de información, demostraciones y contratación de Vetzen.
- Crear, verificar y administrar cuentas, accesos y permisos de los usuarios.
- Gestionar suscripciones, planes, renovaciones, cobros, pagos y facturación de los servicios de RYM.
- Habilitar las funciones contratadas y mantener la operación de la plataforma.
- Atender incidencias, solicitudes de soporte y comunicaciones relacionadas con el servicio.
- Enviar avisos de acceso, seguridad, cambios operativos, suscripciones y pagos.
- Detectar y atender accesos indebidos, usos no autorizados, errores e incidentes de seguridad, mediante registros de actividad y auditoría.
- Cumplir obligaciones legales y atender requerimientos de autoridades competentes.
- Gestionar aclaraciones y ejercer o defender derechos derivados de la relación contractual.
La falta de datos necesarios puede impedir la prestación de la función o servicio que los requiera. No todos los datos enumerados son obligatorios para todas las personas.
Finalidades realizadas por cuenta de las clínicas
Conforme a sus instrucciones y a las funciones contratadas, Vetzen permite registrar propietarios y mascotas; gestionar expedientes veterinarios, consultas, recetas y archivos; administrar citas y recordatorios; registrar cargos, pagos y datos fiscales; elaborar reportes operativos; y facilitar la consulta de información autorizada en el portal del propietario, cuando esté disponible.
Las finalidades de cada clínica, los canales de comunicación que utilice y las autorizaciones correspondientes deben constar en su propio aviso de privacidad. RYM presta el servicio tecnológico para ejecutar esas instrucciones.
Finalidades adicionales sujetas a su consentimiento
RYM podrá utilizar sus datos personales para:
- Enviar promociones, novedades comerciales e invitaciones relacionadas con Vetzen.
- Invitarle a encuestas de satisfacción e investigación de experiencia de uso.
- Analizar de forma identificable su experiencia y preferencias para mejorar el producto, cuando este análisis exceda lo necesario para operar y proteger el servicio.
Puede rechazar estas finalidades desde el momento en que se le presente el aviso o después, sin afectar los servicios contratados. Escriba a info@rym-solutions.com con el asunto “Vetzen — Finalidades adicionales” e indique las finalidades que rechaza. Si dispone de preferencias de comunicación o de un enlace de baja en el mensaje, también puede utilizarlos.
Cuando los datos se obtengan indirectamente y este aviso se le dé a conocer con posterioridad, podrá manifestar su negativa dentro de los cinco días hábiles siguientes; conserva la posibilidad de hacerlo después. RYM podrá elaborar estadísticas con información previamente disociada que no permita identificarle.
5 Acceso a la información
El acceso a los registros de una clínica se determina conforme a los usuarios, roles, permisos y sucursales autorizados por esa organización. El personal veterinario, administrativo o de recepción podrá consultar la información que resulte necesaria para sus funciones, según esa configuración.
El portal del propietario, cuando esté habilitado, permite consultar la información que la clínica autorice. La existencia de un registro veterinario no implica que todo su contenido sea visible para cualquier usuario o propietario.
El acceso de otra clínica, profesionales externos o personas adicionales deberá contar con la autorización o base jurídica que corresponda. La posibilidad de consultar información entre sucursales de una misma organización no autoriza su acceso por otras organizaciones.
Los accesos de RYM para soporte, mantenimiento o atención de incidentes deberán limitarse a lo necesario para prestar el servicio y sujetarse a obligaciones de confidencialidad y, cuando RYM actúe como encargado, a las instrucciones de la clínica.
6 Proveedores y transferencias
Proveedores que actúan por cuenta de RYM
Para operar Vetzen, RYM puede utilizar proveedores de hospedaje, almacenamiento, respaldos, comunicaciones, soporte y servicios tecnológicos. Cuando traten datos exclusivamente por cuenta de RYM, actuarán como encargados o subencargados conforme a los acuerdos aplicables, con obligaciones de confidencialidad, seguridad y uso limitado a la prestación del servicio.
El acceso de estos proveedores en su calidad de encargados es una remisión de datos y se distingue de una transferencia a un tercero que decide finalidades propias. Si RYM actúa como encargado de una clínica, el uso de subencargados deberá sujetarse al contrato y las autorizaciones correspondientes.
Transferencias a responsables independientes
RYM podrá comunicar los datos estrictamente necesarios a las siguientes categorías de destinatarios:
Procesadores de pagos e instituciones financieras: para tramitar el cobro de una suscripción, devoluciones y aclaraciones de pago. Cuando intervenga Stripe y trate datos para finalidades propias, su tratamiento se sujetará también a su aviso de privacidad.
Autoridades fiscales, administrativas o judiciales competentes: para cumplir obligaciones legales o atender requerimientos debidamente fundados.
Autoridades o partes de un procedimiento legal: cuando la comunicación sea necesaria para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en dicho procedimiento.
Estas transferencias se realizarán sin solicitar consentimiento únicamente cuando se actualice una excepción prevista en la legislación aplicable, como el cumplimiento de una obligación legal o de la relación jurídica con usted. Cuando una transferencia requiera consentimiento, se le informará previamente el destinatario, los datos y la finalidad, y se solicitará su aceptación o rechazo por separado.
Las comunicaciones de información que una clínica ordene realizar a laboratorios, profesionales u otros establecimientos estarán sujetas a su aviso de privacidad y a la base jurídica que esa clínica deba acreditar. RYM no decide esas transferencias cuando actúa exclusivamente como encargado.
Tratamiento fuera de México
Los proveedores utilizados pueden procesar o almacenar información fuera de México. RYM deberá establecer las condiciones contractuales de protección que correspondan y verificar si cada comunicación constituye una remisión o una transferencia, para aplicar los requisitos respectivos.
RYM no vende ni comercializa sus datos personales.
7 Derechos ARCO y procedimiento
Usted o su representante legal pueden ejercer los siguientes derechos:
- Acceso: conocer sus datos personales y las condiciones de su tratamiento.
- Rectificación: corregir datos inexactos, incompletos o desactualizados.
- Cancelación: solicitar que sus datos dejen de tratarse y sean suprimidos cuando proceda, previo bloqueo y cumplimiento de los plazos legales aplicables.
- Oposición: solicitar que cese un tratamiento en los supuestos previstos por la ley.
- Envíe su solicitud a info@rym-solutions.com con el asunto “Vetzen — Derechos ARCO”. Incluya:
- Su nombre y un correo o medio para recibir la respuesta.
- Documentos que acrediten su identidad y, en su caso, la identidad y representación legal de quien presenta la solicitud.
- El derecho que desea ejercer y una descripción clara de lo solicitado.
- Los datos a los que se refiere su solicitud, salvo que solicite acceso, y elementos que faciliten localizarlos, como cuenta, clínica o relación comercial.
- Para rectificación, los cambios solicitados y documentación que los sustente.
RYM comunicará su determinación en un plazo máximo de 20 días hábiles contado desde la recepción de la solicitud. Si resulta procedente, la hará efectiva dentro de los 15 días hábiles siguientes a la comunicación de la respuesta. Cada plazo podrá ampliarse una sola vez por un periodo igual cuando las circunstancias lo justifiquen, informándole la ampliación y sus motivos. Los requerimientos para completar una solicitud se tramitarán conforme a las disposiciones aplicables.
La respuesta y, en su caso, los datos solicitados se entregarán por correo electrónico mediante documentos electrónicos u otro medio acordado, después de verificar la identidad. El trámite es gratuito, sin perjuicio de los costos de reproducción o envío que la ley permita.
Si su solicitud se refiere a datos respecto de los cuales la clínica es responsable y RYM actúa únicamente como encargado, deberá dirigirse a esa clínica. Si la recibe RYM, le informará esta circunstancia y facilitará su canalización cuando cuente con la información necesaria. RYM colaborará con la clínica conforme al contrato aplicable.
Si considera vulnerados sus derechos, podrá acudir a la autoridad competente en protección de datos personales conforme a la legislación vigente.
8 Revocación y limitación del uso
Puede solicitar la revocación de su consentimiento o limitar el uso o divulgación de sus datos mediante el correo info@rym-solutions.com, con el asunto “Vetzen — Revocación o limitación”. Indique el tratamiento al que se refiere y aporte la información para acreditar su identidad prevista en el apartado anterior.
RYM le informará la procedencia y las acciones adoptadas en un plazo máximo de 20 días hábiles. De resultar procedente, las hará efectivas dentro de los 15 días hábiles siguientes. Si las circunstancias justifican una ampliación, se le informará previamente y esta será, por una sola vez, de hasta un periodo igual.
La revocación no tiene efectos retroactivos. Algunos tratamientos pueden continuar cuando exista una obligación legal o una excepción al consentimiento. Si la revocación afecta datos indispensables para un servicio, se le informará la consecuencia específica.
Para limitar comunicaciones comerciales, puede solicitar su inclusión en la lista interna de exclusión mediante el mismo correo, indicando el canal que desea bloquear. Esta limitación no impide recibir comunicaciones necesarias sobre seguridad, contratación o funcionamiento del servicio.
9 Conservación cancelación y eliminación
RYM conservará los datos de cuentas y contratación durante el tiempo necesario para prestar los servicios y cumplir las finalidades descritas. Los documentos fiscales, registros de pago y datos necesarios para atender responsabilidades se conservarán durante los plazos legales y de prescripción que correspondan.
Los registros técnicos, solicitudes de soporte y eventos de seguridad se conservarán únicamente durante el periodo necesario para su finalidad, considerando la resolución de incidencias y las obligaciones aplicables.
Cuando RYM actúe como encargado, la conservación, devolución o eliminación de los registros de una clínica se realizará conforme a sus instrucciones, al contrato del servicio y a las obligaciones legales aplicables. La clínica es responsable de determinar el plazo que deba conservar su información veterinaria.
La baja de una cuenta no produce necesariamente la eliminación inmediata de todos los datos ni borra por sí misma los registros administrados por una clínica. Se conservará únicamente lo que deba mantenerse por una causa legítima. Cuando proceda, los datos se bloquearán para impedir su uso ordinario y se suprimirán al concluir los plazos correspondientes; las copias de respaldo seguirán el ciclo de eliminación aplicable sin reactivarse para finalidades ordinarias.
10 Datos de menores y de otras personas
Si para una finalidad legítima se requiere tratar datos personales de una persona menor de edad, deberán observarse las reglas de representación y obtenerse las autorizaciones que correspondan. La información se limitará a lo necesario para esa finalidad.
Quien registre datos de otras personas deberá contar con la autorización o base jurídica correspondiente y facilitar el aviso de privacidad aplicable. La clínica conserva sus obligaciones como responsable y RYM las que correspondan a su intervención; la carga de datos por un usuario no elimina esas obligaciones.
11 Seguridad y confidencialidad
RYM establecerá y mantendrá medidas administrativas, técnicas y físicas proporcionales al riesgo y a la naturaleza de los datos, para protegerlos frente a pérdida, alteración, destrucción y acceso o tratamiento no autorizado. El acceso a datos personales deberá limitarse al personal y proveedores que lo requieran para sus funciones, con obligaciones de confidencialidad.
Las medidas se revisarán conforme a la evolución del servicio y a los riesgos identificados. Si ocurre una vulneración que afecte significativamente los derechos patrimoniales o morales de las personas titulares, el responsable les informará de forma inmediata en los términos de la legislación aplicable. Cuando RYM actúe como encargado, informará a la clínica responsable y colaborará en la atención del incidente.
Mantenga sus credenciales confidenciales y evite compartir cuentas. Si identifica un acceso que no reconoce, comuníquelo a info@rym-solutions.com.
12 Cookies y tecnologías similares
El sitio y la plataforma pueden utilizar cookies e identificadores necesarios para autenticar usuarios, mantener sesiones, recordar preferencias y proteger el funcionamiento del servicio. Estas tecnologías pueden tratar identificadores de sesión, dirección IP e información del navegador y dispositivo.
Si se habilitan herramientas de analítica o publicidad, podrán recabar datos de navegación e interacción para las finalidades adicionales señaladas en este aviso. Antes de su activación se informará cuáles se utilizan, sus proveedores, los datos que recaban y la forma de aceptar o rechazar su uso cuando corresponda.
Puede administrar o eliminar cookies desde la configuración de privacidad de su navegador. El bloqueo de cookies necesarias puede impedir el inicio de sesión o afectar determinadas funciones. Para conocer las tecnologías activas y los mecanismos de desactivación del servicio, puede solicitar información en info@rym-solutions.com con el asunto “Vetzen — Cookies”.
13 Cambios al aviso
Las actualizaciones se publicarán en la sección “Aviso de privacidad” del sitio o de la plataforma Vetzen e indicarán su fecha de actualización. Cuando resulte necesario por la naturaleza del cambio, RYM también le informará mediante el correo registrado o una notificación dentro del servicio.
Si el cambio introduce finalidades o transferencias que requieren un nuevo consentimiento, se solicitará antes de realizar el tratamiento correspondiente. La continuidad en el uso del servicio no sustituye los consentimientos expresos exigidos por la ley.
Puede solicitar la versión vigente de este aviso a info@rym-solutions.com.
14 Consentimiento y legislación aplicable
Este aviso se pondrá a su disposición antes de recabar los datos. El tratamiento se realizará con su consentimiento cuando sea exigible o con base en una excepción legal aplicable.
Para datos financieros o patrimoniales se recabará consentimiento expreso, salvo una excepción legal. Para datos personales sensibles se requerirá consentimiento expreso y por escrito mediante el mecanismo válido correspondiente, salvo los supuestos legalmente exceptuados.
Las autorizaciones para finalidades adicionales, cookies opcionales y transferencias que requieran consentimiento se recabarán de forma diferenciada. La lectura o aceptación general de este aviso no constituye una autorización indiscriminada para esos tratamientos ni una renuncia a sus derechos.
Este aviso se rige por la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares vigente y por las disposiciones reglamentarias, lineamientos y demás normativa aplicable al tratamiento de datos personales.
Contacto de privacidad de Vetzen: info@rym-solutions.com
Responsable de los tratamientos propios de la plataforma: RYM Solutions S. de R.L.